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Aktuell

16 November 2011

Agentursoftware Verlgeich und Test

Früher oder später wird sich jede Agentur mit der Frage nach der richtigen Agentursoftware beschäftigen. Da wir jetzt diesen Prozess hinter uns haben, hier ein kurzer Erfahrungsbericht, der dem einen oder anderen Unternehmen helfen mag. Ich selber habe viel nach solchen Erfahrungsberichten gesucht und war erstaunt, dass es wenig dazu im Netz gibt. Und das, obwohl es über 70 Anbieter von Agentursoftwares gibt, von denen ca. 20 ernst zu nehmende professionelle Lösungen sind.

Wer Agentursoftware sucht, wird schnell auf Heike Mews stoßen http://www.hm43.de, der wahrscheinlich einzigen Beraterin für Agentursoftware in Deutschland. Sehr kompetente nette Dame, die einem verschiedene Beratungspakete und Workshops anbietet.

Sie hat auch unter http://www.agentursoftware-guide.de/ einem Guide zu Agentursoftware zusammengestellt, der sehr hilfreich ist. Dieser Guide war auch der wichtigste Ausgangspunkt für unsere Recherchen.


Kandidaten für Agentursoftware

Insgesamt haben wir uns mehr als 15 Kandidaten für Agentursoftware angeschaut:

Ausgangpunkt ist immer die Webseite des Herstellers und nach deren Besuch schieden dann auch schon die ersten CRMs (Customer Relationship Management) aus. Manche machen ein Mysterium aus ihrem Produkt und man fragt sich, warum die teilweise doch recht teure Software so stiefmütterlich präsentiert wird. Mein Tipp an die Hersteller, macht Screencast! Da bekommt man den besten Eindruck von der Komplexität und dem Look & Feel der Software. Diese Filme bieten leider nur wenige. Auf YouTube sind die zu finden von Filescope, Revolver und Conaktiv. Viele Hersteller sagten, man kann nur mit Führung, also in einer Online-Meeting genau verstehen, was die Software kann oder was sie nicht kann. Sonst würden die Leute immer die einfachste gefälligste Lösung nehmen. Da schwingt ein wenig der Unterton mit, dass es sich um „dumme“ User handelt, die das Thema nicht verstehen. Das mögen realistische Erfahrungswerte sein, aber viele verkaufen sich so unter Wert oder fallen raus. Richtig ist auch, dass bei der Recherche raus kam, dass nur wenige Anwender den vollen Umfang der Lösung, die sie haben, auch nutzen. So nutzen nur ein Drittel der Anwender Projektpläne und Tools zur Mitarbeiterauslastung.

Das andere Kriterium ist immer die Technik auf der die Software beruht. Wir entschieden uns für ein browserbasiertes System. Nachteil ist, man muss immer etwas mehr Klicken und Speichern. Vorteil ist, es gibt eine zentrale Installation auf einem Server, die von überall bedient genutzt kann und auf die der Hersteller auch alle seine Updates und Bugfixes einspielen kann. Damit waren schon mal alle Lösungen die auf Filemaker aufsetzen raus.

Im Kern funktionieren alle Lösungen ähnlich. Sie verbinden verschiedene Funktionen wie Zeiterfassung, Kalender, Stundenzettel, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Urlaubsplaner, Adressverwaltung, Buchhaltung und Controlling in einer Agentursoftware. Manche binden zusätzlich noch E-Mail-Clients ein oder bieten Projektpläne und Ressourcen-Management.

Das Musterprojekt, in dem alles nach Plan läuft, beherrschen dann auch fast alle. Nur jeder weiß, dass Projekte oft anderes verlaufen, als am Anfang gedacht und hier merkt man dann, wie praxiserprobt eine Lösung ist und wie viele Eventualitäten sie abdeckt. Das macht die komplexeren Lösungen auf den ersten Blick unübersichtlicher, aber auf den zweiten viel raffinierter. Da sollt sich jeder Zeit lassen und auch solche Sachen testen wie, Angebot ändert sich, Mitarbeiter wechseln, Kunden oder das Team ändert sich, Zeiten verschieben sich, Projekt besteht aus Teilprojekten … . Auch solche Feature wie wiederkehrende Rechnungen, Zusammenstellung der KSK-Beiträge, Anbindung an Finanzbuchhaltung und Electronic-Banking, Zieterfassung, sowie Projekt-Balkenpläne bietet nicht jeder.

Die Preise variieren von kleinen Monatmietbeiträgen bis hin zu 1.000,- bis 2.000,- EUR pro Arbeitsplatz, zuzüglich von Wartungsverträgen, Schulung und Anpassungen.

Auch hier kann man sich orientieren, wer mehr kostet, bietet meistens auch mehr Service.


RANKING

Hier mal unsere sehr subjektive Beurteilung der einzelnen Anbieter:

Quojob *****

Bietet eine gute Demo-Version und hat eine beeindruckende Referenzliste von großen und renommierten Agenturen. Ist schon lange auf dem internationalen Markt und konzentriert sich ganz auf das Produkt mit einem großen Team.

Sehr netter Support, der sich in mehrstündigen Online-Sitzungen die Zeit genommen hat einem alles zu erklären. Klare Navigation mit vielen Shortcuts, die einem schnell Quickinfos zum Projektstand liefern. Hat als einer der wenigen auch ein Tool zur Mitarbeiter-Auslastung und bietet komplexe Projektpläne. Besonders gefällt, dass alle Infos die zu einem Job gehören auch direkt dort zu finden sind. Auch kann der E-Mail Verkehr, Angebote und Aufträge direkt mit dem Job verbunden werden.

Troi ****

Die schicke Lösung. Von einer Agentur entwickelt, die nicht zufrieden waren mit den Lösungen auf dem Markt. Ist sicher eine der Stärken, dass der Look und die Usability sehr gut sind. Von den Funktionen nicht ganz so ausgebaut. Es fehlen noch Tools wie Lieferantenanfragen, Vernetzung von Aufgabenplänen mit Projektplänen, die jedoch entwickelt werden. Kommt bald in einer Version 5.0 raus, die dann auch auf den Rechtsklick verzichtet, der jetzt noch manche Funktionalität versteckt. Entwicklerteam sind nach deren Angaben rund 8 Leute.

Easyjob ****

Vom Kundenportfolio sicherlich der Platzhirsch, aber was für den dicken Geldbeutel. Wenn Geld nicht das Thema ist und man eine Systemhaus Betreuung möchte, sind die sicherlich gut. Sehr schade fand ich, dass man keinen Demozugang bekommt und sich so nicht detailliert informieren kann. Besichtigen kann man die Software nur mit Führung. Sie sagen selbst von sich, sie seien etwas für anspruchsvolle Kunden. Ein Blick auf die Referenzliste zeigt, dass hier viele der ganz großen Agenturen mit +100 Mitarbeitern vertreten sind.

Teambox ***

Lösung aus Österreich. Auch sehr schön aufgemacht mit vielen Features. Bieten Demo-Zugang. Fiel bei uns eigentlich nur raus, weil wir einen Anbieter aus Deutschland mit mehr deutschen Referenzkunden wollten.

Biz-balance ***

Eine Software nicht nur für Agenturen. Hat Vor- und Nachteile. Der Anbieter kennt so auch andere Geschäftsprozesse. Wer also mehr als nur Agenturleistungen abbilden will und zum Beispiel auch einen Shop nebenbei betreibt, sollte sich das mal ansehen. Verzichtet ganz auf Icons und macht alles über Textlinks. Sehr komplex und durchdacht. Mit ca. 70 Anwendern, davon 20 Agenturen, aber eher ein kleiner Anbieter.

Braintronic ***

Die Software Spirit konnten wir auch in einer Live-Demo erleben. Sehr freundlicher Chef, der seine eigene Software als leistungsfähigen Traktor bezeichnet. Das trifft es nicht schlecht, die Lösung kann viel, aber man sollte mal etwas am Look & Feel machen. Bei ihren Werbebroschüren sind die schon weiter, wer weiss, vielleicht wird in einem der zukünftigen Releases auch die Oberfläche der Software schöner.

You3000 ***

Auch eine der Lösungen, die eine Agentur für sich selber hat entwickeln lassen und nun weiter vertreibt. Hat daher nur weniger Anwender und wird auch nicht weiterentwickelt. Dafür aber einen Festpreis von ca. 14.900,- und man kann damit machen was man will. Hier sieht man auch, dass nicht nur ein Programmierer, sondern auch ein Gestalter mit am Interfacedesign saß. Ist aber nicht so ausgebaut wie andere Lösungen und wird auch nicht weiterentwickelt.

Revolver ***

Eine sehr gefällige Lösung, die man schnell intuitiv begreift. Gefiel uns sehr, jedoch merkt man nach einer Zeit das einige Feature fehlen, z.B wiederkehrende Rechnungen, Fibu-Anbindung. Das Entwicklerteam ist sehr klein und daran liegt wohl, dass sich die Software in den letzten Jahren langsamer entwickelt hat als geplant. Viele Ankündigungen, die man aus dem Jahre 2008 findet, sind heute noch nicht Teil der Software. Wer aber erstmal in das Thema einsteigen will, eine kleine Agentur hat und nicht gleich fünfstellige Beträge aufbringen kann, ist hier vielleicht richtig. Die Software kann komplett runtergeladen werden und als Live-Test betrieben werden. Das ist schon sehr gut und bietet kaum einer. Auch im Netz findet man zu der Software die meisten Einträge und man kann sich im Forum umsehen und hören.

Reporta **

Wie der Name schon sagt, Software mit Stärken für das Reporting. Andere Prozesse, die für den Agenturablauf wichtig sind, fehlen. So gibt es zum Beispiel keine Möglichkeit Balkenpläne einzurichten.

Filescope **

Auch eher eine günstige Varianten, die ganz gut durch Filme auf Youtube zu erfassen ist.

Conaktiv **

Auch hier kann man sich über Screencasts, die man auf Youtube findet einen guten Eindruck machen. Wie so manche Lösung ist auch macht auch diese Lösung den Eindruck etwas für Excel-Freaks zu sein. Man hat den Eindruck permanent auf Listen zu schauen.

Sopen *

Eher ein günstiger kleiner Neueinsteiger, der als Open-Source wirbt. Im Moment noch nicht ausgereift nach unserem subjektiven Eindruck.

Die anderen Lösungen haben wir nicht alle im Detail angesehen. Oft weil die Referenzliste nicht gut genug war, oder die Technik nicht das war, was wir suchten oder einfach die Webseite schlecht gemacht war und man auch kein gutes Produkt erwarten konnte.


Auswahl

Unsere Shortlist umfasst dann noch 4 Kandidaten, wobei wir uns auf die ersten drei konzentriert haben. Bei Easyjob gab es das Problem, dass man keinen Demozugang hatte und diese Software nicht wirklich testen konnte.

  • Quojob
  • Troi
  • Easyjob
  • Teambox

Je mehr man sich mit den Lösungen befasst, desto klarer wird einem, dass es langfristig besser ist eine teuere Lösung zu kaufen, die alle Prozesse abbildet, als eine kleine, wo man wieder Inseln nebenbei hat und ggf. ein paar Jahre später wieder neu starten muss.


Testphase

Hier waren dann nur Quojob und Troi im Rennen. Alle Gespräche mit den Herstellern, waren auch immer ein kleiner Kulturtrip durch Deutschland. Man kann schon sagen, dass Münchener ihre Produkten anders darstellen, als Rheinländer oder Hamburger. Der München-Faktor zeigt sich auch bei den Preisen. Troi kommt aus München und liegt im Preisniveau ca. 30-40% höher, als das Lösung von Quotec aus Ratingen bei Düsseldorf.

Obwohl Troi uns vom Screendesign am Besten gefiel und lange in der Auswahl vorne lag, zeigte sich in den Details, dass Quojob schon weiterentwickelt und durchdachter ist. Es bietet die Vernetzung von Aufgaben und Projektplänen, eine Vielzahl von Reports und ist günstiger in Anschaffung und Betrieb, hat mehr Kunden, mehr renommierte große Agenturen (Metadesign, Mutabor), mehr Installationen, mehr Anwender und ein größeres Support- und Entwicklerteam.

Wir haben dann mit einigen Referenzkunden von Quojob lange Telefonate führen können und auch hier zeigte sich eine große Zufriedenheit mit dem Produkt und dem Support.


Entscheidung

Die Entscheidung fiel somit auf Quojob von Quotec. Den Markt scannen und Software testen kostet Zeit. Für die Vorauswahl kann man gut und gerne 2 Monate kalkulieren. Mit Anwenders sprechen, die Erfahrung mit der Software haben hilft enorm. Auch sollte man sich im Klaren sein über die eigenen Prozesse und was man alles abbilden will und muss.

Bis jetzt sind wir mit unserer Entscheidung für Quojob zufrieden und auch die Implementierung läuft gut an.


Nachtrag Januar /2012

Wir sind immer wieder angesprochen worden von Leuten, die nun wissen wollten, wie es nach der Entscheidung für Quojob weitergegangen ist und ob wir zufrieden sind. Daher hier noch ein paar Ergänzungen zu unserem Blogbeitrag:

Zum einen lässt sich grundsätzlich sagen, dass ich jeder Agentur raten würde sich eine Agentursoftware zuzulegen. Weil alleine schon das Zusammenführen der Daten einen enormen Vorteil beim Projektmanagement bringt. Je früher man damit anfängt, desto besser.

Dann war für uns die Entscheidung eine browserbasierte Lösung zu nehmen auch richtig. Von überall auf die Daten zugreifen zu können, hat sich als sehr wertvoll und effizient erwiesen.


Folgekosten

Eine oft gestellte Frage war die, wie hoch die Folgekosten bei der Anpassung waren. Sytembedingte Folgekosten hatten wir mit Quojob keine. Einzig die Anpassung des Briefpapiers an unsere Wünsche hat extra gekostet. Es gab 4 Vorlagen, bei denen man Hausschrift und Logo hätte einsetzen können, aber da wollten wir in unserem alten CI bleiben.

Zusätzlich haben wir zu der Einführungsschulung noch 2 Schulungstage gebucht. Einmal nach Einrichten des System mit allen Variablen um unserer Prozesse abzugleichen und einmal um die Fibu-Schnittstelle einzurichten. Insgesamt haben wir 35 Lizenzen. Auf den Paketpreis vom Quojob Professional gab es dann noch einen guten Sympathierabatt, was die Kaufentscheidung leicht gemacht hat.

Eine Befürchtung war, dass wenn man einmal eine Software gekauft hat, natürlich von dem Anbieter abhängig ist und dann immer wieder zahlen muss, für Dinge, die man vorher noch gar nicht erkennen kann. Bei uns ist es bei Wartungsgebühr pro Jahr bis jetzt geblieben.


Support

Grundsätzlich als sehr wertvoll hat sich erwiesen, dass man bei Quojob jederzeit anrufen kann oder dem Support E-Mails senden kann ohne Zeitlimit und Folgekosten. Andere Anbieter limitieren den Support zeitlich oder sind personell dünn besetzt. Auf den ersten Blick war ich etwas ernüchtert über die doch äußerst dürftige Softwarebeschreibung und Hilfe, die in dem Programm Quojob integriert ist. Da man aber jederzeit telefonisch Hilfe bekommt oder auch Netviewer-Sessions machen kann, bei dem beide auf den gleichen Screen schauen, war die textliche Hilfe dann auch schnell nicht mehr nötig. Viele Anfängerfragen sind schnell geklärt. Bei Fachfragen muss dann der Spezialist gefragt werden. Der Umgangston ist rheinisch entspannt und sehr partnerschaftlich.


Features

Im Vergleich mit anderen Anbietern haben wir viel auch auf die Features geschaut. Da zeigt sich im Nachhinein, dass nicht jedes so stark genutzt oder gebraucht wird, wie gedacht. So war für uns die Tool der Mitarbeiterauslastung, die Projektpläne und Aufgabenverteilung in den Überlegungen sehr wichtig. Als wir bei Anwendern nachfragten, zeigt sich, das kaum einer das nutzte. Jetzt wissen wir warum. Es zeigte sich, dass zu viele Infos nachgeführt werden müssen. Für große klar strukturierbare Projekte ist das gut, aber bei vielen kleinen Jobs braucht man kein so aufwendiges Projektmanagement mit Aufgabenteilung.

Auch das Tool mit dem man direkt Einkaufanfragen raussenden kann, wird weniger genutzt als gedacht. Da beharrten die Mitarbeiter auf ihre alten Wege, die für nicht standartisierte Anfragen auch effizienter sind.

Etwas enttäuscht haben, das elektronische Kassenbuch und das Electronic Banking. Besonders von dem Electronic Banking hatten wir uns mehr versprochen. Ein Einlesen von elektronischen Bankauszügen und direkter Abgleich mit den offenen Posten ist zur Zeit nicht möglich. Das Feature soll aber 2012 verbessert werden. Man kann jetzt nur Überweisungen elektronisch exportieren.

Feature der Installation

  • Kosten- und Aquisemanagement
  • Telefonmarketing
  • E-Mail-Client
  • Korrespondenz-Management
  • Projektmanagement (inkl. Milestones + Aufgaben)
  • Kundenspezifische Preislisten
  • Wiederkehrende Leistungen
  • Offene Posten und Mahnwesen
  • Electronic Banking
  • Elektronisches Kassenbuch
  • Fibu-Schnittstelle Export
  • Datenexport
  • PDA-Modul
  • Quoogle

Von einigen wurde uns auch von Quotec abgeraten, da die sich schön anhörten, aber erst bei einer sehr großen Anzahl von Mitarbeitern Sinn machen. Das hat sich als richtig erwiesen. Da würde ich auch jedem raten, lieber zukaufen als alles auf einmal nehmen.

Features, die wir bis jetzt nicht installiert haben

  • Business Development
  • Human Ressource Professionell
  • Incentive Abrechnungsmodell
  • Media-Modul
  • Liquiditätsplanung
  • Fibu-Schnittstelle Import
  • Mandanten-Management
  • Multilingual-Modul
  • Währungsmodul
  • Ordner-Anlage
  • Unfertige Leistungen
  • Projektschein
  • Einkauf Professional
  • Interne Verrechnung
  • Taskbar Anwendung

Bugs

Im Großen und Ganzen läuft die Software fehlerfrei. Kleinere Bugs tauchten immer wieder mal auf. Teilweise hingen die zusammen mit der Anpassung der Templates an unser CI, teils waren es Bedienungsfehler und ein Teil Programm-Bugs. Bis jetzt nichts Entscheidendes, eher Darstellungsprobleme. So gab es z. B. Probleme in der Darstellung und Übernahme des Resturlaubs ins neue Jahr. Die Bugs wurden schnell behoben oder kommen dann im neuen Update.


Hosting

Wir haben uns für ein Hosting bei Quotec entschieden. War die unkomplizierteste Lösung und klappt einwandfrei.


Akzeptanz

Die Einführung bei den Mitarbeitern hat schnell geklappt. Das eigentliche Stundenbuchen ist simpel und übersichtlich. Spannender ist der Prozess, wie man die eigene Arbeit in Projekte, Jobs, Leistungsarten und Aufgaben aufteilt und wie ein gemeinschaftliches Verständnis dafür erzeugt wird. Hier waren bei uns sehr viele Gespräche nötig, was auch an der Vielfalt unseres Lesitungsangebotes, dass wir mit Web, Print und 3D bieten, liegt.

Positiv war hier, dass Quojob da für alles eine Lösung hat, ob man auf Angebot, Budget oder nach Stundenaufwand die Jobs abrechnet. Das heißt die Software kann die unterschiedlichsten Prozesse abbilden und man ist nicht gezwungen sich umzustellen.

Vom Kauf bis zum Live-Start mit allen Mitarbeitern vergingen 4 Wochen. In den ersten 2-3 Monaten wurde dann noch viel nachgebessert, was den Umgang mit dem System angeht. Hier mussten gerade die Projektleiter viel dazu lernen. Auch da war der beste Weg „learning-by-doing“, wie wahrscheinlich bei jeder neuen Software.

Wie immer gibt es einige Mitarbeiter, für die so eine Agentursoftware ein Segen ist und die sie sehr stark nutzen und tief eindringen und andere die Angst vor Kontrolle Vergleich und Bewertung haben und schon immer auf Kriegsfuß mit Stundenzetteln standen. Letztendlich sehen aber alle die Vorteile.

Etwas fummelig ist das Rechte-Management. Da musste immer wieder nachjustiert werden um dem Mitarbeiter nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige Zugriffsrechte zu geben. Da hatte der Support es auch nicht einfach, da er die Struktur der Agentur und deren Besonderheiten nicht kennen kann.


Ausblick

Nachdem die Projekte nun mit Angeboten, Stundenbuchungen und Abrechnung gut abgebildet sind, ist für uns die nächste Phase, die Controlling-Reports stärker zu nutzen. Viele Funktionen machen erst Sinn, wenn man ein paar Monate Datenmaterial hat. Da hat Quojob eine Fülle an Reports, die wir auch noch nicht alle verstehen und für die sicher wieder eine Schulung ansetzen werden.

Offene Wünsche

Die gehen hauptsächlich in Richtung E-Banking und Kontoabgleich und werden hoffentlich 2012 erfüllt. Unsere Erwartungen wurden weitgehend erfüllt.Interesse haben wir auch am Austausch mit anderen Quojob-Anwendern. Ich glaube im Austausch zu der Frage „Wie macht Ihr das eigentlich“ kann man sehr profitieren. Wer Fragen an uns hat, kann uns gerne kontaktieren.

Fazit

Heute würde ich sagen, so was „hätten“ wir uns schon früher zulegen sollen.


NACHTRAG 2.  Juni /2016

Wir haben den Blogbeitrag in unseren neuen Blog transferiert, da er doch immer noch für einige Orientierung bietet. QuoJob nutzen wir immer noch und sind immer noch sehr zufrieden. Das System ist jetzt knapp 5 Jahre im Einsatz. Mittlerweile haben immer mehr Mitarbeiter immer mehr User-Rechte und so ist die ganze Projektverwaltung auf viele Schultern verteilt, was eine große Entlastung ist.

Gespannt sind wir auf die Version QuoJob 4.0, die dieses Jahr erscheint.

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